Делопроизводство

В Directum СЭД+ поддерживается полный цикл работы с электронными документами. Благодаря цифровизации процессов обеспечиваются единые правила работы с официальными документами, поэтому делопроизводителю легко поддерживать порядок. Например, чтобы документы соответствовали регламентам организации, их можно создавать из шаблонов.

Занесение и регистрация документов

В систему можно заносить документы, полученные по электронной почте, с курьером или через сервисы обмена.

Обработка документов упрощается с дополнительной лицензией на интеллектуальные сервисы. Они сами заполняют карточки, например, определяют вид документа и содержание, указывают данные корреспондента и адресата. Поля, в правильности заполнения которых ИИ «не уверен», подсвечиваются желтым цветом. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта.

Проверка данных, извлеченных искусственным интеллектом

Если распознавание текста и классификация не требуются, то документы можно автоматически загружать в систему без интеллектуальных инструментов с помощью службы ввода документов.

Если на этапе проверки делопроизводитель находит ошибку в комплекте, например, нарушение порядка следования или ориентации страниц, ее легко исправить. Кроме того, Directum СЭД+ помогает быстро выделить приложения в отдельные документы или, наоборот, объединить их.

Перекомплектование документов

После формирования верного комплекта делопроизводителю достаточно сделать пару кликов для отправки на рассмотрение. При этом документ автоматически регистрируется и сохраняется в подходящий журнал, создается PDF с отметкой о поступлении, и открывается карточка задачи на рассмотрение. Остается проверить заполненные данные и отправить задачу:

Быстрая регистрация и обработка документа

Рассмотрение документов и выдача поручений

Directum СЭД+ организует работу с документом на протяжении всего их жизненного цикла: рассмотрение, выдача поручений, их исполнение и контроль выполнения работ. После регистрации входящего документа создается задание на рассмотрение руководителем. Чтобы топ-менеджерам было проще обрабатывать поток заданий, для них настроен специальный вид интерфейса. В нем записи имеют компактный вид, работать с карточкой можно прямо из списка, а переключаться между заданиями — в один клик. Также с помощью настроек скрыты лишние объекты или изменено расположение предпросмотра, чтобы сфокусировать внимание на содержимом документа.

В карточке задания руководитель может быстро ознакомиться с документом и принять решение по нему.

Задание на рассмотрение руководителем

Задание на исполнение поручения

Список «Поручения»

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»

Формирование проекта резолюции с применением искусственного интеллекта

Решение находится на стадии MVP-версии и требует доработки под конкретный проект

По вынесенной резолюции формируются поручения. С их помощью можно контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы. Также для мониторинга используются списки поручений, наглядные виджеты и отчеты. Всё это помогает соблюдать нормативные требования к срокам. А когда исполнитель не успевает выполнить работы, он может запросить продление срока или передать работы другому сотруднику. По завершении работ контролеру и автору поручения приходят уведомления.

Отправка исходящих документов

После создания документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование по процессу, который настраивается под каждую компанию индивидуально.

Благодаря интеграции Directum СЭД+ с сервисами обмена документы могут отправляться из системы внешним адресатам. Это помогает организовать прозрачное согласование с контрагентами, сократить время обработки и доставки, контролировать возврат документов.

Для отправки бумажных документов в системе можно подготовить лист рассылки с перечнем адресатов, конверты или реестр почтовых отправлений. Сотруднику остается распечатать конверты и вложить в них документы.

Карточка исходящего письма

Список рассылки

Лист рассылки с перечнем адресатов и их адресов

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовый процесс. При этом состав участников, которым отправляются задания, определяется автоматически. После согласования документ подписывает руководитель или его заместитель. Оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в системе.

Часто руководителю приходят на утверждение документы, содержимое которых уже проработали подчиненные. В таких случаях он или его замещающий могут быстро посмотреть документы, затем массово выполнить задания на их подписание.

После подписания документ отправляется на ознакомление. Можно выбрать вариант отправки в электронном или в бумажном виде под личную подпись.

Массовое выполнение заданий на подписание

Лист ознакомления сотрудников с документом

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

В системе легко отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в компании и контролировать их возврат. Для этого ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку в карточке.

За день до срока возврата приходит задание на контроль. После его выполнения ставится отметка о получении документа.

Цифровизация процессов делопроизводства в Directum СЭД+ помогает упорядочить работу с документами с полной поддержкой их юридической значимости. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.